اسناد و مدارك مورد لزوم براي ثبت نمايندگي شركت خارجي
الف: در صورتيكه شخص حقيقي نماينده شركت خارجي باشد بايستي ترجمه فارسي اسناد و اصل مدارك و اطلاعات زير را به اداره ثبت شركتها ارائه نمايد.
1-پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام
2-تکمیل فرم تعیین نام
3 – تصوير مصدق قرارداد نمايندگي با شركت خارجي.
4– مدارک شناسائی شخص متقاضی . برای اشخاص حقیقی : تصویر مصدق شناسنامه و کارت ملی و نشانی اقامتگاه قانونی و برای اشخاص حقوقی : اساسنامه شرکت و آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده آن نزد مراجع ذیربط
5 – آدرس محل سكونت نماينده و محل نمايندگي.
6 – ارائه سابقه فعاليت شخص متقاضي ثبت نمايندگي در زمينه امور پيش‌بيني شده در قرارداد نمايندگي.
7- تصوير مصدق اساسنامه شركت خارجي طرف نمايندگي، آگهي تأسيس و آخرين تغييرات ثبت شده در مراجع ذيربط.
8 – گزارش فعاليت‌هاي شركت خارجي طرف نمايندگي و تبيين دلايل و ضرورت اخذ نمايندگي.
9- آخرين گزارش مالي شده شركت خارجي طرف نمايندگي.
10- ارائه معرفي نامه وزارتخانه ذيربط (در صورتي كه قرارداد با دستگاه مربوطه منعقد شده باشد)
11 – اظهارنامه ثبت شعبه شركت خارجي( از محل اداره ثبت شرکت ها تهیه گردد ).
12 – تصديق ثبت شركت خارجي.
13 – اختيارنامه نماينده يا نمايندگان عمده شركت خارجي.
14 – كليه اسناد شركت كه در كشور خارجي تهيه مي گردد پس از تأييد مرجع ذيربط (نظير مرجع ثبت شركتها) و تأييد وزارت خارجه آن كشور بايستي به تأييد سفارت يا نمايندگي جمهوري اسلامي ايران در آن كشور برسد و پس از ترجمه رسمي به فارسي و تأييد اداره فني دادگستري اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شركتها ارائه گردد.
ب: در صورتيكه شخص حقوقي نماينده شركت خارجي باشد بايستي ترجمه فارسي اسناد و اصل مدارك و اطلاعات زير را به اداره ثبت شركتها ارائه نمايد.
1-پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام
2-تکمیل فرم تعیین نام
3 – تصوير مصدق قرارداد نمايندگي با شركت خارجي.
4- معرفی نامه و مدارک شناسائی مصدق شخص حقیقی از طرف شرکت متقاضی نمایندگی .
5- تصوير مصدق اساسنامه شركت متقاضي ثبت نمايندگي.
4- روزنامه رسمي حاوي آگهي تأسيس شركت.
6 – روزنامه رسمي حاوي آگهي آخرين تغييرات ثبت شده خصوصآ در مورد مديران.
7- ارائه سابقه فعاليت شخص حقوقي متقاضي ثبت نمايندگي در زمينه امور پيش‌بيني شده در قرارداد نمايندگي.
8 – اساسنامه شركت خارجي طرف نمايندگي، آگهي تأسيس و آخرين تغييرات ثبت شده در مراجع ذيربط.
9– گزارش فعاليت‌هاي شركت خارجي طرف نمايندگي و تبيين دلايل و ضرورت اخذ نمايندگي.
10– آخرين گزارش مالي تأييد شده شركت خارجي طرف نمايندگي.
11 – ارائه معرفي‌نامه وزارتخانه ذيربط (در صورتي كه قرارداد با دستگاه مربوطه منعقد شده باشد)
12 – اظهارنامه ثبت (نمايندگي) شركت خارجي.
13 – تصديق ثبت شركت خارجي.
14 – كليه اسناد شركت كه در كشور خارجي تهيه مي‌گردد پس از تأييد مرجع ذيربط (نظير مرجع ثبت شركتها) و تأييد وزارت خارجه آن كشور بايستي به تأييد سفارت يا نمايندگي جمهوري اسلامي ايران در آن كشور برسد و پس از ترجمه رسمي به فارسي و تأييد اداره فني دادگستري اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شركتها ارائه گردد.
روش و مراحل ثبت شعبه يا نمايندگي شركت خارجي
نماينده يا وكيل قانوني شركت خارجي براي ثبت شعبه يا نمايندگي شركت خارجي پس از تهيه مدارك مربوطه بنحو ذيل اقدام نمايد :
1– با در دست داشتن اسناد و مدارك به واحد تعيين نام اداره ثبت شركتها مراجعه و نام شركت خارجي توسط مسئول تعيين نام که در روي فرم مربوطه درج گردیده در صورت رعایت کلیه موارد مرتبط با راهنمای تعیین نام مورد تائید قرار می گیرد.
تذكر: توجه شود كه نام اخذ شده عين نام كامل شركت خارجي با قيد شعبه يا نمايندگي باشد و از ترجمه نام يا اختصار آن اكيدا خودداري گردد.
2– پس از تعیین نام مدارک تکمیلی به واحد پذیرش تاسیس اداره تحویل می گردد تا نسبت به ورود اطلاعات در سیستم مکانیزه اقدام گردد.
3 – در واحد پذيرش اداره ثبت شركتها رسيدي كه در آن تاريخ مراجعه مشخص شده اخذ می گردد .
4– در تاريخ تعيين شده با ارایه اصل رسید به قسمت اعلام نتيجه جهت مطابقت و تائید صحت اطلاعات درج شده در سیستم و تعیین کارشناس تاسیس مراجعه می کند.
5- در مرحله کارشناسی ، پس از ممیزی شکلی و ماهیتی در صورت عدم نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذیربط در خصوص موضوع فعالیت و نداشتن ایرادات دیگر نسبت به تهیه پیش نویس آگهی تاسیس اقدام می گردد.
6- در صورتی که ثبت موضوع فعالیت نیازمند اخذ مجوز باشد ، نامۀ استعلام آن صادر می گردد .
7- پس از تهیه پیش نویس ، متقاضی می تواند نسبت به پرداخت کلیه حقوق ثبتی که در ذیل پیش نویس مشخص گردیده ، از طریق بانک یا دستگاه POS مستقر در اداره و یا از طریق سایر شعب بانک ملی ایران به حساب های مربوطه اقدام نماید .
8- متقاضی پس از پرداخت هزینه ها نسبت به اخذ امضا رئیس اداره یا معاون وی اقدام می نماید.
9- مفاد پیش نویس آگهی تائید شده جهت تکمیل امضا و گواهی " ثبت با سند برابر است " در دفتر ثبت شرکت ها ثبت گردیده و نسبت به اعطای شماره ثبت و شناسه ملی اشخاص حقوقی اقدام می گردد.
10- متقاضی نسبت به اخذ آگهی تاسیس از دبیرخانه اقدام نموده و نسخه اصلی آن را به نمایندۀ روزنامه رسمی مستقر در اداره جهت پرداخت هزینه های چاپ و اخذ رونوشت برابر با اصل آن تحویل می دهد .
11- یك نسخه از آگهي تأسيس شعبه يا نمايندگي شركت خارجي به واحد روابط عمومي مستقر در اداره ثبت شركتها جهت درج در روزنامه كثيرالانتشار تحويل و رسيد اخذ می شود.
1 – تاريخچه مختصر ثبت شركتها و ثبت شعب شركتهاي خارجي
ثبت شركتهاي خارجي يا شعب آنها در دو مقطع به طور مختصر تشريح مي‌گردد.
الف – قبل از انقلاب اسلامي
ثبت شركتهاهي خارجي و شعب يا نمايندگي آنها در قبل از انقلاب اسلامي بر اساس ماده 3 قانون راجع به ثبت شركتها مصوب 11 خرداد 1311 شمسي با اصلاحات بعدي و رعايت مواد 4 و 5 و 6 و 7 و 8 و 9 همان قانون و همچنين مواد 1 تا 24 نظامنامه اجرا قانون ثبت شركتها مصوب 2 خرداد 1310 با اصلاحات بعدي صورت مي گرفت.
منعي براي ثبت شركتهاي خارجي وجود نداشت و همچنين تفكيكي براي ثبت شركت خارجي يا ثبت شعبه شركت خارجي و يا ثبت نمايندگي شركت خارجي به طور خاص نبود.
ب – بعد از انقلاب اسلامي
ثبت شركتهاي خارجي و شعب و نمايندگي آنها بعد از انقلاب اسلامي بر خلاف اصل 81 قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران كه مي‌گويد دادن امتياز تشكيل شركتها و مؤسسات در امور تجارتي و صنعتي و كشاورزي و معادن و خدمات به خارجيان مطلقآ ممنوع است تشيخص داده شد به همين جهت نخست وزير وقت (شهيد رجايي) طي نامه شماره 83240 مورخ 18 / 1/ 1360 مراتب را از شوراي نگهبان قانون اساسي سؤال نمودند و شوراي نگهبان قانون اساسي در نظريه مورخ 2/2/1360 خود اعلام داشت «شركتهاي خارجي كه با دستگاههاي دولتي ايران قرارداد قانوني منعقد نموده‌اند مي‌توانند جهت انجام امور قانوني و فعاليت‌هاي خود در حدود قراردادهاي منعقده طبق ماده 3 قانون ثبت شركتها به ثبت شعب خود در ايران مبادرت نمايند و اين امر با اصل قانون اساسي مغايرتي ندارد.»
بعد از وصول نظريه شوراي نگهبان قانون اساسي شعب شركتهاي خارجي كه با دستگاههاي دولتي ايران (وزارتخانه‌ها و ادارات و شركتهاي دولتي) داراي قرارداد بودند با رعايت نظر شوراي نگهبان در خصوص اصل 81 قانون اساسي و ارائه معرفي نامه دستگاه ذيربط و قرارداد و مدارك ثبت شركت، ثبت مي‌شدند.
با توجه به وضعيت اقتصادي در جهان و اشتياق شركتهاي خارجي به حضور در جمهوري اسلامي ايران، دولت لايحه «اجازه ثبت شعبه يا نمايندگي شركتهاي خارجي» را تقديم مجلس شوراي اسلامي نمود و النهايه قانون اجازه ثبت شعبه يا نمايندگي شركت خارجي به تصويب مجلس شوراي اسلامي و شوراي نگهبان قانون اساسي رسيد.
2- چه شركتهايي مجاز به ثبت شعبه يا نمايندگي در ايران هستند؟
آئين‌نامه اجرائي قانون اجازه ثبت شعبه يا نمايندگي شركتهاي خارجي تحت شماره 930 – 78 / م / ت 19776 مورخ 12/2/1378 به تصويب هيأت وزيران رسيد. بر اساس ماده يك آئين‌نامه، شركتهايي كه در كشور محل ثبت خود شركت قانوني شناخته مي‌شوند – يعني بر اساس قوانين و مقررات كشور متبوع خود تشكيل شده و داراي شخصيت حقوقي ثبت شده هستند مي‌توانند براي فعاليت در ايران در زمينه‌هايي كه ذكر خواهد شد بر اساس قوانين و مقررات مربوطه اقدام به ثبت شعبه يا نمايندگي خود نمايند.
ثبت شعبه يا نمايندگي شركت خارجي در ايران مشروط به عمل متقابل كشور متبوع شركت خارجي مي‌باشند، يعني اگر در كشور متبوع شركت خارجي شعب يا نمايندگيهاي شركتهاي ايراني به ثبت برسند آن شركتها نيز مي‌توانند نسبت به ثبت شعبه يا نمايندگي شركت خود در ايران اقدام نمايند.
3 – زمينه‌هاي فعاليت براي شركتهاي خارجي
1 – ارائه خدمات بعد از فروش كالاها يا خدمات شركت خارجي
در صورتي كه شركتهاي خارجي اقدام به فروش كالا يا خدمات به اشخاص ايراني بنمايند، براي ارائه خدمات بعد از فروش (گارانتي – وارانتي) مي‌توانند تقاضاي ثبت شعبه يا نمايندگي شركت خارجي را بنمايند.
2 – انجام عمليات اجرائي قراردادهايي كه بين اشخاص ايراني و شركت خارجي منعقد مي‌شود.
در خصوص شروع عمليات اجرايي و انجام موضوع قراردادهاي منعقده بين اشخاص ايراني (اشخاص حقيقي، اشخاص حقوقي اعم از خصوصي و دولتي) و شركتهاي خارجي، طرف خارجي مي‌تواند تقاضاي ثبت شعبه يا نمايندگي خود را نمايد.
3 – بررسي و زمينه‌سازي براي سرمايه‌گذاري شركت خارجي در ايران
مقدمتآ بايد گفت شركتهاي خارجي كه قصد سرمايه‌گذاري در ايران را دارند، به دو نحو زير مي‌توانند اقدام نمايند:
الف: در چهارچوب مقررات «قانون مربوط به جلب و حمايت سرمايه‌هاي خارجي» مصوب آذرماه 1334 از طريق مراجعه به سازمان سرمايه‌گذاري و كمك‌هاي اقتصادي و فني ايران و تسيلم مدارك و اخذ مصوبه هيأت وزيران جهت سرمايه‌گذاري.
ب : مشاركت مستقيم با اشخاص حقيقي و حقوقي ايراني از طريق ايجاد شركتهاي تجاري يا سهيم شدن در شركتهاي تجاري موجود
در ارتباط با بررسي و زمينه‌سازي براي اقدام در زمينة دو مورد فوق، شركتهاي خارجي مي‌توانند اقدام به تاسيس شعبه يا نمايندگي نمايند.
4 – همكاري با شركتهاي فني و مهندسي ايراني براي انجام كار در كشورهاي ثالث.
در مواردي كه شركتهاي فني و مهندسي ايراني براي انجام امور صنعتي، فني، عمراني و غيره در كشورهاي ثالث انتخاب شده و جهت انجام امور مربوطه با يك يا چند شركت خارجي قرارداد مشاركت منعقد نموده باشند شركتهاي خارجي طرف قرارداد با ارائه مدارك لازم مي‌تواننند نسبت به ثبت شعبه يا نمايندگي خود در ايران اقدام نمايند.
همچنين شركتهاي فني و مهندسي خارجي كه براي انجام پروژه‌هائي در كشور ثالث انتخاب شده‌اند، و جهت انجام اينگونه پروژه‌ها با شركتهاي فني و مهندسي ايراني طي قرارداد مشاركت داشته باشند، مي‌توانند نسبت به ثبت شعبه يا نمايندگي خود در ايران اقدام نمايند.
5 – افزايش صادرات غير نفتي جمهوري اسلامي ايران و انتقال دانش فني و فناوري.
شركتهاي خارجي كه در پيشبرد صادرات محصولات غير نفتي از قبيل توليدات صنعتي و كشاروزي و صنايع دستي و .... فعاليت باشند.
شركتهاي خارجي كه دانش فني Know – how)) ساخت محصولات را به اشخاص ايراني منتقل مي‌نمايند.
و شركتهاي خارجي كه فناوري (تكنولوژي) محصولات صنعتي را در اختيار داشته و در ارتباط با ايجاد تأسيسات و كارخانه‌ها و كارگاههاي مختلف جهت توليد انواع محصولات اقدام به انتقال فناوري به اشخاص ايراني مي‌نمايند، مي‌توانند نسبت به ثبت شعبه و نمايندگي خود در ايران اقدام نمايند.
6 – انجام فعاليت‌هايي كه مجوز آن توسط دستگاههاي دولتي كه به طور قانوني مجاز به صدور مجوز هستند صادر مي‌گردد از قبيل ارائه خدمات در زمينه‌هاي حمل و نقل، بيمه و بازرسي كالا، بانكي، بازاريابي و غيره.
شركتهاي خارجي كه در ارتباط با رائه خدمات در زمينه‌هاي مختلف با يكي از دستگاههاي دولتي ايران داراي قرارداد باشند و يا براي ارايه خدمات در زمينه‌هاي مذكور محتاج به اخذ مجوز از دستگاههاي دولتي خاص باشد كه قانونآ مجاز به صدور مجوز فعاليت باشند، مي‌توانند نسبت به ثبت شعبه و نمايندگي خود در ايران اقدام نمايند. ارائه خدمات در زمينه‌هاي حمل و نقل اعم از دريايي، هوايي، زميني (جاده‌اي و ريلي) با اخذ مجوز از سازمان‌هاي ذيربط مانند سازمان حمل و نقل و پايانه‌هاي كشور ميسر است و همچنين فعاليت در زمينه بانكي با اخذ محوز از بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران مجاز مي‌باشد و همينطور ساير دستگاههاي مسؤول مي‌توانند در زمينه‌هاي ياد شده مجوز فعالتي صادر نمايند.
4 – شعبه شركت خارجي
بر اساس ماده 2 آئين‌نامه اجرايي قانون اجازه ثبت شعبه يا نمايندگي شركتهاي خارجي، شعبه شركت خارجي واحد محلي تابع شركت اصلي (مادر) است كه مستقيمآ به وسيله نماينده يا نمايندگان خود موضوع و وظايف شركت اصلي را در محل انجام مي‌دهند.
5 – مسؤوليت شركت خارجي
فعاليت شعبه در ايران تحت نام و با مسؤوليت شركت اصلي (مادر) خواهد بود.
بنابراين كلية وظايف و مسؤليت‌هاي قانوني را شركت اصلي دارد و در صورت لزوم پاسخگو خواهد بود.
6– نماينده يا نمايندگي شركت خارجي
نماينده شركت خارجي، شخص حقيقي يا حقوقي است كه بر اساس قرارداد نمايندگي، انجام بخشي از موضوع و وظايف شركت طرف نمايندگي را در محل بر عهده گرفته است.
7– مسؤليت نماينده يا نمايندگي شركت خارجي
نماينده يا نمايندگي شركت خارجي نسبت به فعاليت‌هايي كه تحت نمايندگي شركت طرف نمايندگي در محل انجام مي‌پذيرد، مسؤليت خواهد داشت.
8 – اداره امور نمايندگي
اداره امور نمايندگي ثبت شده طبق آئين‌نامه اجراي قانون اجازه ثبت شعبه يا نمايندگي شركتهاي خارجي بايد توسط يك يا چند شخص حقيقي مقيم ايران انجام گيرد.
Foreign Company Branch
The Article 2 of the Regulations for Execution of the Act Permitting Registration of Branches or Representatives of Foreign Companies provides that the Branch of a foreign company is considered as a local unit of main company, dependant upon the latter company, which directly carries out the subject matter and duties of the main office locally by their representative(s).
Responsibilities of a foreign company
The activities of the Branch office in Iran shall be under the name and responsibility of the main company. Therefore, the main company shall hold full responsibility for all the tasks and legal commitments and shall bear.
The requirements for registration of a Foreign Company Branch
Foreign companies applying for establishment and registration of a Branch Office in Iran should prepare the following documentations and submit the same to the Registration Office for Companies and Industrial Property.
Written application/request by the company;
2- Certified copy of the main company’s articles of association, notice of establishment of the main company and the latest changes recorded changes at the competent offices;
The last confirmed financial statement of the company;
A detailed report including relevant information on the activities of the company
The comprehensive report shall include:
a) The information related to the activities of the Company;
b) Reasons justifying and the necessity of the registration of Branch in
Iran;
c) Type of the branch office, its scope authorities and its place of
activities;
d) An estimation on the number of the required local and foreign personnel;
e) The manner of providing for the national and foreign currency sources required to run the branch affairs.
5- Submission of a letter of Introduction (reference)from a Governmental Organization, if a contract is concluded with such Organization;
6- An application for registration of a branch of a foreign company;
7- The certificate attesting registration of the foreign (main) Company;
8- Letter of authorization of representative(s) of the foreign company;
9- A letter of undertaking to the effect that if the activity permit of the Branch Office is announced as null and void by the competent authorities, within the period prescribed and communicated by the Registration Office for Companies and Industrial Property, the Branch Office shall take all the required steps for its liquidation and shall introduce the liquidator;
10-All the above documentation that are prepared in a foreign country, after certification by the competent authorities (such as Registration Office for Companies) and the Ministry of Foreign Affairs of the same country, shall be legalized by the Iranian Consulate in the country of origin. These documents shall then be officially translated into Farsi. The translated text shall be further confirmed by the Technical Office of Ministry of Justice in Tehran and shall be submitted to the Registration Office for Companies and Industrial Property along with their original text.
4- Representative(s) of a foreign Company
The Representative of Foreign Company is a natural person or a legal entity, which, in accordance with the provisions of the respective contract, undertakes carrying out a part of subject matter and tasks of the Main Company.
5- The commitments the representative(s) of a foreign company
The Representative(s) of a foreign company shall be responsible for the activities carried out locally on behalf of the main company.
6- Administration of the Representative’s affairs:
Administration of the representative’s affairs shall be taken care of by one or more natural persons residing in Iran under the Regulations for Execution of the Act Permitting Registration of Branch Offices or Representatives of Foreign Companies in Iran.
- The requirements for registration of a representative in Iran
I) If a natural person is the representative of a foreign company, the original and official Farsi translation of the following documents shall be submitted to the Registration Office of Companies:
1- Certified copy of the “Representative Contract” with the foreign company;
2- Copy of Birth Certificate;
3- Address of the place of residence of the representative and place of the representative;
4- Papers indicating the background of the applicant for the registration of the representative in the line of business stipulated in the contract;
5- Certified copy of Articles of Association of the foreign company, Notice of its Establishment and Registration, and a copy of the latest changes recorded by the relevant Authorities.
6- A report stating the activities of the main company and the reasons justifying the establishment of the representative;
7- The last confirmed financial statement of the company;
8- A letter of Introduction (Reference) by the relevant Ministry (If a contract has been concluded with the said organization);
9- Application for Registration of a foreign company’ Branch;
10- Certificate of registration of the foreign company;
11- Letter of Authorization of the Iranian representative;
12- All the above documentation that are prepared in a foreign country, after certification by the competent authorities (such as Registration Office for Companies) and the Ministry of Foreign Affairs of the same country, shall be legalized by the Iranian Consulate in the country of origin. These documents shall then be officially translated into Farsi. The translated text shall be further confirmed by the Technical Office of Ministry of Justice in Tehran and shall be submitted to the Registration Office for Companies and Industrial Property along with their original text.