به موجب ماده 6 قانون تجارت : هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد :
1. دفتر روزنامه
2. دفتر کل
3. دفتر دارایی
4. دفتر کپیه
الف ) دفتر روزنامه
دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسمی و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید.
دفتر روزنامه در واقع مهم ترین دفتر تاجر محسوب می شود زیرا کلیه اطلاعات مربوط به معاملات ، داد و ستدها و هرگونه اقدام تجاری در آن ثبت می گردد و ملاک سایر دفاتر تجاری تاجر نیز می باشد.
قانون تاجر را مکلف کرده است همه روزه کلیه معاملات تجاری و اقدامات تجاری خود را در دفتر روزنامه ثبت کند. تاجر بعد از هر نوع اقدام تجاری فرصت تفکیک و تنظیم و ثبت هر یک را به طور منظم ندارد . به همین دلیل قانون دفتر روزنامه را پیش بینی کرده که تاجر کلیه اقدامات تجاری خود را بدون تفکیک بلافاصله در آن ثبت و در فرصت مناسب به طور مرتب و منظم به دفاتر دیگر منتقل کند.
ب) دفتر کل
طبق ماده 8 قانون تجارت ” دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه استخراج ، انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند “.
تاجر در روز معاملات متنوعی انجام می دهد که برای جلوگیری از فراموشی و از قلم افتادن ناچار همه روزه آن ها را بلافاصله ثبت می کند. طبیعتاَ این کار به سرعت و بدون تفکیک انواع معاملات انجام می شود. اگر تاجر بعداَ بخواهد مورد خاصی از معاملات خود را ملاحظه کند، استخراج آن از دفتر روزنامه به سادگی انجام نخواهد شد.
به همین دلیل قانون دفتر دیگری را برای تاجر پیش بینی کرده است که دفتر کل نام دارد و تاجر مکلف است همه هفته انواع مختلف معاملات و تعهدات و مطالبات خود را از دفتر روزنامه استخراج و آن ها را در صفحه مخصوص خود در دفتر کل ثبت کند.
معمولاَ در دفاتر کل برای هر شخصی که طرف معامله با تاجر است ( اعم از شخص حقیقی یا حقوقی ) و یا برای هر موضوع صفحه یا صفحاتی اختصاص داده می شود. در نتیجه تاجر هر وقت بخواهد از وضعیت و روابط تجاری خود با دیگران آگاهی پیدا کند کافی است صفحه مربوط به شخص یا موضوع مورد نظر خود را باز کرده و هرگونه اطلاعی را که مورد لزوم اوست از آن استخراج کند. مثلاَ تاجر اگر بخواهد از وضعیت نوع به خصوصی از معاملات و روابط تجاری خود اطلاع حاصل کند یا وضع معاملات برواتی خود را بداند به قسمت بروات دفتر کل مراجعه و از کم و کیف آن آگاه می گردد.
با توجه به اینکه دفتر کل مستخرج از دفتر روزنامه است باید مجموعاَ بر دفتر روزنامه منطبق باشد.
ج) دفتر دارایی
طبق ماده 9 قانون تجارت : ” دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام می پذیرد “.
البته دفتر کل با توجه به اینکه مجموعاَ حاوی کلیه مطالبات و دیون تاجر می باشد طبیعتاَ معرف وضع دارایی تاجر نیز هست . با وجود این در دفتر کل، دارایی تاجر در رابطه با هر شخص و هر موضوع به طور جداگانه درج گردیده و اصولاَ هدف از آن معرفی وضعیت دارایی تاجر نیست درحالی که تاجر همه ساله و به طور دقیق و جامع باید بداند وضعیت دارایی او به طور کلی و سود و زیان او در سال گذشته به چه میزانی است به همین دلیل قانون وی را مکلف به داشتن دفتر دارایی کرده است.
دفتر دارایی باید حداکثر تا 15 فروردین سال بعد تنظیم شود. برای اینکه تاجر در اوایل هر سال بلافاصله در جریان دقیق وضعیت دارایی و سود و زیان خود درسال گذشته قرار گرفته و اقدامات لازم را به موقع انجام دهد.
تاجر این دفتر را برخلاف سایر دفاتر، باید پس از تنظیم امضا نماید. زیرا دفتر دارایی پس ازتنظیم خاتمه یافته تلقی شده و در حکم یک سند اعتراف نامه است که باید به امضای تاجر برسد تا سندیت داشته باشد.
د) دفتر کپیه
طبق ماده 10 قانون تجارت : دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.
تاجر با تجار دیگر در ارتباط با کارهای تجاری خود مکاتبات و مراسلاتی دارد که باید محفوظ و در دسترس تاجر قرار داشته باشد تا در صورت لزوم بتواند به آن ها استناد کند.
سابق بر این ، که ماشین تایپ وجود نداشته است تنها راه حفظ این گونه مکاتبات ثبت آن ها در یک دفتر مخصوص بوده است که قانون همان دفتر کپیه را برای این منظور در نظر گرفته است و تاجر باید متن تمام نامه های خود را در آن ثبت کند.
امروزه که سیستم ماشین نویسی وجود دارد اصولاَ از هر نامه ای چند نسخه تهیه می شود که یک نسخه برای طرف ارسال و نسخه دیگر در پرونده مربوط ضبط و احتمالاَ یک نسخه دیگر نیز بایگانی می گردد. بدین ترتیب عملاَ این پرونده ها جانشین دفتر کپیه شده است.
تاجر می تواند از دفاتر دیگری که احتمالاَ برای منظورهای دیگری مورد نیاز اوست مثل دفتر اندیکاتور، اندیکس ، معین و غیره استفاده کند و تجار هم معمولاَ این کار را می کنند ولی داشتن این گونه دفاتر یک تکلیف قانونی نیست و ضمانت اجرای خاصی برای آن ها پیش بینی نشده است ، ولی مندرجات این دفاتر به عنوان یک سند اعتراف عادی می تواند مورد استناد قرار گیرد.

چند نکته
– دفاتر تجاری هر سال می بایست حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل، توسط اداره ثبت ، شماره گذاری، امضاء و پلمپ گردند
– تمامی شرکت ها موظف به دریافت دفاتر مالی خود هستند و برای اینکه عدم فعالیت خود را به اداره مالیات ( دارایی ) اعلام نمایند باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت خالی تسلیم آن اداره محترم کنند.
– دفتر کپیه احتیاجی به ثبت و پلمپ ندارد.
کلیه امور ثبتی و اداری خود را با اطمینان خاطر، به متخصصان متعهد و کاردان ثبتیکال بسپارید.
“آنچه در تخصص ماست جلب رضایت کامل متقاضیان با ارائه مناسب ترین خدمات است”

ثبت شرکت ثبتیکال - https://sabticall.com