دفاتر از نظر مالیاتی، که قانون مالیات های مستقیم آن ها را " دفاتر قانونی " می نامد، به موجب ماده 95 قانون مزبور ، " عبارت است از دفتر روزنامه ( اعم از نقدی و غیرنقدی ) و دفتر کل موضوع قانون تجارت و یا دفاتر مخصوصی که وزارت امور اقتصادی و دارایی به عنوان دفتر مشاغل ( دفتر درآند و هزینه ) تهیه و در دسترس مودیان قرار می دهد ".
تبصره یک ماده مذکور، تهیه آیین نامه مربوط به دفاتر و حساب اسناد و مدارک را، بر عهده وزارت امور اقتصادی و دارایی گذاشته است. آیین نامه مزبور به نام " آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر و حساب و اسناد و مدارک " در 28 اسفندماه 1367 تصویب و منتشر شده و مقررات آن شامل مودیان مالیاتی می باشد.



دفاتر قانونی
به موجب ماده 6 قانون تجارت ، هر تاجری به جز کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل را که دفاتر تجاری نامیده می شود، تهیه نموده و جهت حسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد :
دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر دارایی ، دفتر اندیکس ( کپیه )
علاوه بر الزام قانونی ، داشتن دفاتر تجاری برای تنظیم امور تجار و شرکت های تجاری مفید است. مواردی از قبیل تعیین وضع دارایی ها ، نگاهداری حساب سود و زیان و تهیه ترازنامه بر اساس این دفاتر صورت می گیرند.
برای حفظ سندیت و اعتبار دفاتر تجاری، دفاتر روزنامه و کل و دارایی ؛ قبل از اینکه چیزی در آن ها نوشته شود ؛ از طرف نماینده ثبت شماره گذاری شده و امضاء و پلمپ می شوند. ( البته در عمل معمولاَ فقط دفاتر روزنامه و کل پلمپ می شوند ).
1- دفتر روزنامه :
تاجر باید همه روزه مطالبات ، دیون ، دادوستد تجاری ، معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی تمامی فعالیت های مالی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و همچنین وجوهی را که بابت مخارج شخصی خود برداشت می کند ؛ در دفتر روزنامه ثبت نماید. ( ماده 7 قانون تجارت )
2- دفتر کل :
تاجر باید تمام معاملات خود را حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج و انواع آن ها را مشخص کرده و هر دسته را در صفحه مخصوصی از دفتر کل ، به طور خلاصه ثبت نمایند. ( ماده 8 قانون تجارت )
3- دفتر دارایی :
تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز مشخص کرده و در دفتر دارایی ثبت و امضاء نماید. این کار باید تا 15 فروردین ماه سال بعد انجام شود. ( ماده 9 قانون تجارت )
4- دفتر اندیکس ( کپیه ) :
تاجر باید تمامی مراسلات و نامه های صادره و وارده ، تلکس ها ، فاکس ها ، فاکتورها و صورت حساب های خود را در این دفتر به ترتیب تاریخ ثبت نماید. ( ماده 10 قانون تجارت )
در صورتی که دفاتر تجاری مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشند :
_ بین تجار در امور تجاری سندیت خواهند داشت.
_ می توانند به عنوان عملکرد مالی مورد قبول ممیزان مالیاتی قرار گیرند.

مدت تاخیر ثبت در دفاتر
تاخیر تحریر عملیات، در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد، در موارد استثنایی ، تا یک هفته ، به تشخیص ماموران تشخیص مالیات و بیش از آن به تشخیص هیات سه نفری موضوع بند سوم ماده 97 قانون مالیات های مستقیم ، به قانونی بودن دفتر خللی وارد نخواهد کرد. ( تبصره 2 ماده 12 )
در مورد موسسات جدید التاسیس ، تاخیر ثبت دفاتر ، برای اولین سال تاسیس، تا سی روز از تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و یا تاریخ شروع به کار سایر اشخاص، مجاز خواهد بود. ( تبصره 4ماده 12 ).
کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه، باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد، به دفتر کل نقل شود.

نحوه تحریر و نگاهداری دفاتر قانونی
مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگاهداری می نمایند، باید کلیه عملیات مالی و پولی و محاسباتی، و مودیان مجاز به نگاهداری دفاتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزینه ) ، باید هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین نامه ، حسب مورد ، در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگاهداری حساب از ماشین های مکانیکی یا ابکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود.
اشتباهات حساب حاصل در ثبت عملیات ، در صورتی که بعداَ در اثنای عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و به اصلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد. ( ماده 10 و تبصره آن )
مودیان مجاز، به نگاهداری دفتر مشاغل ، می توانند تمام یا قسمتی از درآمدهای روزانه را تحت یک شماره ردیف، در دفتر ثبت نمایند. مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر ، نوع و تعداد مشخصات آن را نیز درج نمایند. در صورتی که اقلام درآمد و هزینه و خرید دارایی های قابل استهلاک، متکی به اسناد و مدارک باشند، مودیان مذکور بایستی آن ها را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 13 این آیین نامه ( عملیات هر ماه حداکثر تا پانزدهم ماه بعد ) ، به دفتر کل منتقل کنند.
کلیه امور ثبتی و اداری خود را با اطمینان خاطر، به متخصصان متعهد و کاردان ثبت شرکت کارا بسپارید.
"آنچه در تخصص ماست جلب رضایت کامل متقاضیان با ارائه مناسب ترین خدمات است"



مدت تاخیر ثبت در دفاتر تجاری