به موجب ماده 6 قانون تجارت ، هر تاجری به جز کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل را که دفاتر تجاری نامیده می شود، تهیه نموده و جهت حسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد :

دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر دارایی ، دفتر اندیکس ( کپیه )
علاوه بر الزام قانونی ، داشتن دفاتر تجاری برای تنظیم امور تجار و شرکت های تجاری مفید است. مواردی از قبیل تعیین وضع دارایی ها ، نگاهداری حساب سود و زیان و تهیه ترازنامه بر اساس این دفاتر صورت می گیرند.
برای حفظ سندیت و اعتبار دفاتر تجاری، دفاتر روزنامه و کل و دارایی ؛ قبل از اینکه چیزی در آن ها نوشته شود ؛ از طرف نماینده ثبت شماره گذاری شده و امضاء و پلمپ می شوند. ( البته در عمل معمولاَ فقط دفاتر روزنامه و کل پلمپ می شوند ).
1- دفتر روزنامه :
تاجر باید همه روزه مطالبات ، دیون ، دادوستد تجاری ، معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی تمامی فعالیت های مالی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و همچنین وجوهی را که بابت مخارج شخصی خود برداشت می کند ؛ در دفتر روزنامه ثبت نماید. ( ماده 7 قانون تجارت )
2- دفتر کل :
تاجر باید تمام معاملات خود را حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج و انواع آن ها را مشخص کرده و هر دسته را در صفحه مخصوصی از دفتر کل ، به طور خلاصه ثبت نمایند. ( ماده 8 قانون تجارت )
3- دفتر دارایی :
تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز مشخص کرده و در دفتر دارایی ثبت و امضاء نماید. این کار باید تا 15 فروردین ماه سال بعد انجام شود. ( ماده 9 قانون تجارت )
4- دفتر اندیکس ( کپیه ) :
تاجر باید تمامی مراسلات و نامه های صادره و وارده ، تلکس ها ، فاکس ها ، فاکتورها و صورت حساب های خود را در این دفتر به ترتیب تاریخ ثبت نماید. ( ماده 10 قانون تجارت )
در صورتی که دفاتر تجاری مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشند :
_ بین تجار در امور تجاری سندیت خواهند داشت.
_ می توانند به عنوان عملکرد مالی مورد قبول ممیزان مالیاتی قرار گیرند.

نحوه ی اخذ پلمپ دفاتر تجاری
با توجه به الکترونیکی شدن روند درخواست اخذ پلمپ دفاتر تجاری ، می توان از طریق مراجعه به پورتال اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir و تکمیل فرم مربوطه، نسبت به اخذ دفاتر پلمپ تجاری اقدام نمود. بدیهی است الکترونیکی شدن اعلام درخواست اخذ پلمپ دفاتر ، صرفه جویی در هزینه و زمان متقاضیان را نیز به همراه خواهد داشت.
در این مقاله ، به طور کامل به تشریح نحوه ی اخذ پلمپ دفاتر تجاری می پردازیم. خوانندگان گرامی علاوه بر مطالعه ی این نوشتار، در صورت مواجه شدن با هرگونه مشکل و یا سوالی در روند ثبت، می توانند از طریق تماس با مشاورین مجرب ثبتیکال ، از مشاوره تخصصی و رایگان این مجموعه بهره مند گردند.
ورود به سامانه اداره ثبت شرکت ها :
نخستین گام جهت اخذ دفاتر تجاری، ورود به سامانه اداره ثبت شرکت ها است. مراحل تکمیل اطلاعات در سامانه به شرح زیر است :
1- تکمیل اطلاعات متقاضی پلمپ ذفتر

انتخاب شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها ( در صورتی که متقاضی پلمپ شخص حقوقی باشد ).
وارد نمودن تابعیت ، شناسه ملی ، شماره تلفن ثابت و شروع سال مالی و ماه مالی در سامانه
وارد نمودن نشانی و آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ( استان مقصد / شهر / مقصد / کد پستی )
نکته : چنانچه شهر مورد نظر در قسمت ارائه شده وجود نداشت ، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. لذا متقاضیان می بایست به همان روش متداول گذشته اقدام نمایند.
2- تکمیل اطلاعات شخصیت حقوقی
– درج اطلاعات شخصیت حقوقی شامل شناسه ملی، شماره ثبت ، نوع ، نشانی متقاضی ، تاریخ ثبت و واحد ثبتی
3- تکمیل اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ
– وارد نمودن سمت تکمیل کننده اظهارنامه و اطلاعات احدی از اعضاء هیات مدیره متقاضی حقوقی شامل نام ، نام خانوادگی، شماره ملی ، تاریخ تولد، جنسیت ، تابعیت ، شماره همراه، نشانی، کد پستی
در این صفحه کاربران می توانند بر اساس اطلاعاتی که تاکنون وارد نموده اند، شماره پیگیری خود را مشاهده نمایند.
4- هیات مدیره شرکت / موسسه
– درج اطلاعات مابقی هیات مدیره شامل نام ، نام خانوادگی، تاریخ تولد، جنسیت ، شماره همراه و ..
5- سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
وارد نمودن اعضاء هیئت مدیره ، مدت تصدی ، تاریخ شروع سمت ، وضعیت حق امضا ، سمت ، هیئت مدیره خارج از شرکا و تاریخ پایان اعتبار سمت
6- دفتر مورد تقاضای شخص
– وارد نمودن نوع دفتر مورد تقاضای شخص ، تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد دفتر مذکور
7- انتخاب گزینه تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز
8- انتخاب گزینه چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ
پس از طی مراحل فوق، می بایست مدارک لازم از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردیده و سپس، بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه درج گردد.
مدارک لازم عبارت است از :
الف – اشخاص حقوقی
1. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
2. کپی آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
3. کپی کارت ملی مدیر عامل
4. اصل یا کپی وکالتنامه و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی
ب- اشخاص حقیقی
1. اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
2. کپی کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
3. کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
پلمپ دفاتر یک روزه انجام می شود و حدود یک ماه زمان می برد تا توسط اداره پست به دست موکل برسد.

چند نکته :
پرداخت هزینه های پلمپ دفاتر تجاری در سامانه به صوورت اینترنتی بعد از تایید کارشناس در اداره ثبت شرکت ها و دریافت پیامک توسط متقاضی و با ورود به بخش ” پیگیری درخواست در سامانه ” امکان پذیر است.
پس از ارسال مدارک ، بدون نیاز به مراجعه ی حضوری، می توانید با مراجعه به پورتال اداره ثبت شرکت ها ( قسمت پلمپ دفاتر ) ، از روند درخواست خود اطلاع یابید.

ثبت شرکت ثبتیکال - https://sabticall.com